Facility management is het management van alle diensten die aan de werkomgeving gerelateerd zijn en die nodig zijn om mensen te ondersteunen bij hun streven naar toegevoegde waarde aan de organisatie. Werkomgeving is een breed begrip, het gaat om de kantooromgeving, maar ook om de (woon)zorg- en recreatieomgeving.

Facility management richt zich voornamelijk op gebouwen, inrichting en services van een organisatie.

Omdat facility management in vrijwel ieder bedrijf en iedere sector voorkomt, is het erg breed en zullen voor iedere sector verschillende werkzaamheden moeten plaatsvinden.

De gemeenschappelijke factor is dat alle werkzaamheden gepland, gedocumenteerd en uitgevoerd dienen te worden door diverse medewerkers.

Proces/ Integratiebehoefte

Binnen organisaties wordt vaak gewerkt met een FMIS (Facility Management Informatie Systeem), ook wel genoemd CAFM (Computer Aided Facility Management) en IWMS (Integrated Workplace Management System).

Een aantal zaken die vastgelegd worden in een FMIS:

• Autorisatiebeheer (autorisaties van gebruikers, zoals user-id’s, wachtwoorden, etc.)
• Contractbeheer (registratie van contracten met relevante kenmerken)
• Rapportages (voor aanmaken overzichten en analyses)
• Servicedesk (ondersteuning facilitair meldpunt t.a.v. verwerking en afhandelen meldingen, werkorders e.d.)
• Vastgoedbeheer (registratie vastgoedportefeuille en gebouwkenmerken zoals oppervlakte, gebouwsoort, bouwjaar e.d.)
• Ruimte- en middelenbeheer (registratie van ruimtes en middelen incl. relevante kenmerken)
• Energiebeheer (registratie en monitoring energiegebruik)
• Reserveringen (van zalen, middelen, laptops e.d)
• Sleutelbeheer (registratie en uitgifte sleutels)
• Selfservice (zodat klanten zelf klachten, wensen, informatieverzoeken en storingen aanmelden, reserveringen e.d kunnen doen)
• E-Procurement (productendatabase met leverancierscatalogi voor het doen van bestellingen)

Door de toevoeging van de diverse functionaliteiten groeien de inzichten. Die inzichten gaan bedrijfsbreed. Van de HRM-afdeling tot de IT-afdeling en van de catering- tot de receptiediensten. Het is de reden dat bedrijven meer en meer bewegen van FMIS naar een allesomvattend IWMS-systeem (Integrated Workplace Management System).

Gezien de diversiteit en uitgebreidheid van de facilitaire afdeling, is het van belang dat er goede integraties zijn met zowel de interne systemen, maar ook de systemen van derde partijen om ze goed en snel te kunnen handelen.